Personalnytt utkommer varje fredag. Deadline för material är måndagar. Skicka färdigt material (en kort presentation på några meningar och, vid behov, en färdig länk till ett utförligare material på nätet) på svenska och engelska till meddelanden@abo.fi.

15.3 Vad är resiliens/psykisk uthållighet och hur utvecklar man det? (del 1). Med företagspsykolog Victoria Grönlund.    
12.4 Vad är resiliens/psykisk uthållighet och hur utvecklar man det? (del 2). Med företagspsykolog Victoria Grönlund.
24.5 Tips för övergången från arbete till semester, samt tips som hjälper att återkomma till arbetet efter semestern. Med företagspsykolog Katja Koivisto. Ingen anmälan behövs, det är bara att delta via Zoom. Zoom-länkarna hittas i kurskatalogen.

Under våren 2024 ordnas Hållbarhetslunch var tredje måndag i månaden. Lunchen är öppen för alla som är intresserade av hållbarhet och undervisning. Du hittar mer information i Universitetslärande Teamset under fliken Hållbarhetslunch. Du kan också vara i kontakt med anna.granberg@abo.fi.

Studiepsykologerna och studierådgivarna vid ÅA i Åbo startar en gruppverksamhet med namnet Goda studievanor. Gruppen träffas 5 gånger under våren 2024 och arbetar kring teman som tidshantering, prokrastinering, SMARTa målsättningar och välbefinnande i studierna. I gruppen får studerande möjlighet att testa på olika metoder som underlättar studierna samt en ökad förståelse för vanliga utmaningar och hur man förebygger dem. Tipsa gärna era studerande på kandidatnivå i Åbo om den nya gruppverksamheten! Deadline för anmälan till gruppen är den 13.2.2024. Mera information och länk till anmälan finns här (länken får ni gärna dela med era studerande).

Torsdagen den 8.2 mellan kl. 8.30–15.00 besöker över 1300 gymnasieettor från alla Åbos gymnasier Åbo Akademis campus under evenemanget Demoday. Observera att det kan finnas ett stort antal gymnasiestuderande i aulorna i Aurum, BioCity och Agora under dagen. Läs mer om evenemanget här.

Fr.o.m. 1.2.2024 får Åbo Akademi uppgifter om skattekort elektroniskt från Skatteförvaltningen. Detta gäller både grundskattekort, som träder i kraft 1.2.2024 och ändringsskattekort som beställs via MinSkatt. Därmed behöver skattekort inte längre skickas till Personalservice. För att skattekortet ska hinna med till ifrågavarande utbetalning, bör anhållan om ändringsskattekort vara gjord via MinSkatt inom föregående månad. T.ex. senast 31.1.2024 för utbetalningar till den 15.2.2024 och senast 10.2.2024 för utbetalningar till den 29.2.2024. Vänligen notera att den elektroniska överföringen (s.k. VeroAPI) endast gäller personer med finskt personsignum, som är allmänt skatteskyldiga i Finland. Personer som är begränsat skatteskyldiga i Finland bör även i fortsättning skicka skattekortet till Personalservice hr@abo.fi. Informationen finns också på intranätet.

Åbo Akademi beslöt under hösten att överlåta en del av sin ekonomifunktion till Certia Oy. Verksamheten som överlåts är arbetsuppgifter gällande hanteringen av leverantörsfakturor, rese- och kostnadsersättningar samt reseunderstöd. Dessa arbetsuppgifter har hittills skötts av ekonomiservice. Överlåtelsen träder i kraft 1.2.2024. Mera information finns på intranätet.

Undervisnings- och kulturministeriet samlar årligen in uppgifter om den vetenskapliga verksamheten vid universiteten och dessa rapporteras vidare till datalagret Vipunen. Lärar- och forskarbesöken utomlands respektive till Finland hör till de uppgifter som samlas in. Mobilitet under år 2023 registreras och rapporteras i AboCRIS. Deadline för att registrera 2023 års besök är 15.2.2024.
Mera information och manualer finns här.

Som chef och personalledare spelar du en central roll i att stödja och leda din verksamhet och arbetsgemenskap. Rollen kan vara utmanande och därför har vi samlat material och länkar till nyttig information på ett ställe. Bekanta dig gärna med vår sida här. Om du har idéer, önskemål eller förslag på specifika ämnen som skulle förbättra sidan tar vi gärna emot din feedback. Skicka dina idéer till malin.siimes@abo.fi

Skall du eller en anställd tillfälligt arbeta utomlands? Det finns mycket att tänka på vid arbeten utomlands både för chefen och den anställda så kolla gärna vår förnyade intrasida om arbeten utomlands. På sidan finns nu också uppdaterade regler och nya elektroniska blanketter för t.ex. avtal om utlandskommendering. Kom ihåg att gå igenom arbeten utomlands i god tid för att hinna reflektera över kostnader, försäkringar, anmälningar till myndigheter o.s.v. Här hittar du mera information.

Tjänsten opin.fi, som i framtiden kommer att vara en samlingsplats för de finländska högskolornas kurs- och fortbildningsutbud, tas i bruk av Åbo Akademi under slutet av 2024. Opin.fi är en del av Digivision 2030-projektet. Mer information här.

Åbo Convention Bureau erbjuder kostnadsfri och neutral hjälp till dig som vill arrangera möten och kongresser i Åboregionen. De hjälper mötes- och konferensarrangörer enligt behov från ansökningsprocessen till själva planeringen av mötet eller konferensen. Mera information här.

Pentecostalism: Exploring Key Themes and Global Trends
Polin-dagen ordnas i Auditorium Theologicum, Biskopsgatan 16 och via Zoom (Meeting ID: 794 748 0078). Seminariet är kostnadsfritt och öppet för alla. All information om programmet hittas här.

Ethical Explorations: Rethinking Our Sexual Relations
Talare: Camilla Kronqvist, Åbo Akademi. Tid: 7.2.2024, kl. 12:00–13:00. 
Plats: Seminarierum Camera Obscura (E201), Arken, Åbo. Också via Zoom. Mötes ID: 697 7270 4935
Lösenord: lunchsemi. Mera information här. Välkommen!

Åbo Akademi har i ett par års tid arbetat för att förnya riktlinjerna för öppen vetenskap. Rektor godkände de nya riktlinjerna för öppen vetenskap, forskning och utbildning i slutet av 2023. Tack till alla medarbetare som deltog i workshoppar, gav feedback och förbättringsförslag i den öppna kommentarsrundan för forskande och undervisande medarbetare, samt i remissrundan för fakultetsråden, föreningar med flera. Läs mer om de nya riktlinjerna för öppen vetenskap på intranätet.

Hur kan jag publicera open access genom read and publish-avtal och när behöver jag ansöka från APC-poolen? En påminnelse om att det är viktigt att läsa anvisningarna i OA-Libguiden innan man skickar in en artikel till en tidskrift. Läs mer på intranätet.

Öppen vetenskap är alltmer normen inom forskning, och det är viktigt att hålla jämna steg med ny utveckling inom detta område. Den 5 mars 2024 anordnar Open Science Community Turku en stor Open Science Day i samarbete med INVEST och Åbo universitet. Evenemanget äger rum i byggnaden Publicum (Åbo universitet) och är öppet för forskare och studenter från alla fakulteter och akademiska nivåer vid Åbo Akademi. Kom med på evenemanget för att lära dig mer om ny utveckling inom öppen vetenskap, FAIR-datahantering, och förhandsregistrering, m.m. Anmäl dig senast den 25 februari. Program och anmälningsblankett hittar du via denna länk.

I en intensiv och stressig arbetsvardag behöver vi regelbundet landa i oss själva och bli mer närvarande för att orka. När vi medvetet stillar oss får vi förnyad tillgång till vår inre kraft och vi kan med mer fokus möta och hantera olika situationer och uppgifter. När vi blir närvarande ser vi allt klarare och vi får till exempel lättare att ta beslut eller veta hur vi ska göra i en viss situation. Under stunden i medveten närvaro ingår en ledd närvaroövning och stöd till egen reflektion. Du kan delta på distans via Zoom, mötes-ID: 682 6912 4007. Ledare: Linda Norrgård, Arbetshandledare och lärare i Luxia Method®. Luxia Method® är en metod för att arbeta med sina känslor som stöd för en andlig och personlig utveckling. Läs mer på intranätet.

Mera samlad information om det mesta som rör motionsverksamhet vid ÅA, och verksamheten inom ÅAU Sports (Vasa) och Campus Sport (Åbo) hittas på intranätet. Ett nytt verksamhetsår drar igång den 1.9 och som personal är du även välkommen att ta del av motionsutbudet.

Personalutbildningsteamet hjälper gärna till. Då du planerar personalutbildning, ta gärna kontakt via personalutbildning@abo.fi för att bl.a. diskutera kring datum, kursanmälan, marknadsföring och information, kostnader för arvoden och servering, tekniskt genomförande, diverse praktiskt, betalning av arvoden, räkningar och reseersättning samt rapportering. Mera information hittar du på intranätet.

I Personec OSS har du ett eget utbildningsregister som hjälper dig att hålla koll på vilka utbildningar/kurser/seminarier/konferenser du deltagit i. Om du i OSS för in allt du deltagit i, får du enkelt ut en lista på det. Hur fungerar det i praktiken? På intranätet kan du läsa mera om Personec OSS, där finns också en guide och en kort inspelning.

Tydliga kursbeskrivningar är A och O för studenterna. Det tydliggör för studenterna vad som förväntas av dem, när och hur. På webbinarierna går vi igenom innehållet i de viktigaste fälten i kursbeskrivningarna i Peppi. Det ordnas ännu två webbinarier på lunchrasterna kl. 11.30–12.15 i Zoom: Hur ta in hållbarhetsmål och relevanta allmänfärdigheter relaterade till hållbarhet i kurserna 7.2 och Beräkning av studenternas arbetsmängd i kurser 15.2. Ingen anmälan till webbinarierna, men närmare information och inloggning via kurskatalogen.
Dessutom ordnas en kurs i Att skriva bedömningsgrunder för kurser och examinationsuppgifter 9.2 kl. 10.00–12 i Zoom. Utbildare är Petronella Ekström, pedagogisk utvecklare vid Örebro universitet. Närmare information om och anmälan till kursen via kurskatalogen.
Du kan också boka individuell handledning eller workshop/handledning för liten grupp, utgående från utkast till kursbeskrivningarna eller för att bolla integrering av hållbarhet i kurserna eller utbildningarna. Du kan även be om feedback i skriftlig form på utkastet till kursbeskrivningar. Se närmare information i Moodle.

Välkommen på learning café den 6.2 kl. 9–10.30. Under tillfället bekantar vi oss med AI ur ett utforskande perspektiv med Micke Kring (RISE). Därefter kommer John Henriksson (CLL) att ta över stafettpinnen för att presentera hur tankar kring AI i utbildningen går i Svenskfinland samt leda en diskussion kring vilka möjligheter vi ser med AI inom våra olika roller på ÅA. Learning caféet ordnas på Zoom, anmälan senast 2.2. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

Välkommen att delta i Introduktion för nyanställda 9.2 kl. 9.00–11.30. Du får information om ÅA som organisation och arbetsgivare, om anställningsvillkor och anställning samt om vad dataskydd i arbetet innebär. ICT-service, Ekonomiservice och Åbo Akademis Bibliotek informerar om sin service. Du kan delta i tillfället på plats i Åbo eller Vasa eller via Zoom. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

Administrativa chefer och personer som rekryterar experter och annan stödpersonal är välkomna att delta i kursen om jämställdhet/mångfald vid rekrytering, 6.3 kl. 10–12, via Zoom. Teorin som presenteras kopplas till ÅA:s egna processer. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

Modulen Universitetsförvaltning består av fyra kurser som arrangeras av Öpu; tre självstudiekurser och en nätkurs. Kurserna bidrar till att ge färdigheter för deltagarna att bilda sig en djupare kunskap om hur universitetsförvaltningen fungerar, hur den styrs, hur den organiseras och hur de finansiella systemen är uppbyggda. Kurserna Universitetets förvaltning, Universitetet som organisation och Universitetets ekonomiska system är självstudiekurser som kan avläggas fram till 31.7.2024. Mera information och anmälan via tabellen för kurser med kontinuerlig anmälan. Kursen Förvaltningsrätt är en nätkurs som starar 27.3, anmälan senast 20.3. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

Utbildningen En trygg arbetsplats och de tillhörande diskussionsträffarna är skräddarsydd så att den höjer medvetandenivån och ger verktyg för hur man kan förebygga och hantera olika former av osakligt beteende på arbetsplatsen. Kursen är obligatorisk för personer med personalledaruppdrag och starkt rekommenderad för alla andra. Läs mera om innehåll och anmälan via intranätet. För frågor och mer information, kontakta putbildning@abo.fi.

För chefer med personalansvar ordnas en utbildning i hur man tar också besvärliga saker till tals i rollen som ledare. Syftet är att klargöra i vilka situationer det är viktigt att ingripa som chef. Vilka är chefens skyldigheter och rättigheter och hur tar man också svåra saker till tals? Utbildningen sker 15.3 kl. 10–13 i Zoom. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

ÅA:s personal kan avgiftsfritt delta i öppen universitetsutbildning som anordnas av Centret för livslångt lärande (en avgift kan tillkomma vid kurser som ordnas av Öpus samarbetsparter). Anmälan till kurserna görs i anmälningsdatabasen. Skriv i meddelandefältet att du är personal.

I vårens utställning i Sibeliusmuseum presenteras konst som donerats till Stiftelsen för Åbo Akademi. I utställningen visas målningar, skulpturer och konstföremål som speglar samlingens innehåll men även donatorernas egna intressen och smak. Utställningens namn Mer än bara gubbar kommer från att många av stiftelsens donatorer varit inflytelserika äldre män som på något sätt understött Åbo Akademis eller stiftelsens verksamhet. Utställningen presenterar en del gubbar, men också mycket annat. Mera information här. Utställningen pågår 3.2–2.6.2024 i Sibeliusmuseum, Biskopsgatan 17, Åbo. 
Pris: 7 €/vuxna och 5€/studerande. Gratis för personer under 18 år och innehavare av museikort.

Staff News is published every Friday. The deadline for materials are Mondays. If you would like to contribute to the newsletter please send a message to meddelanden@abo.fi and a link to the webpage where the information is published (in Swedish and English).

As a supervisor and personnel manager, you play a key role in supporting and managing your operations and work community. The role can be challenging, which is why we have gathered material and links to useful information in one place. Feel free to check out our page here. If you have ideas, requests, or suggestions for specific topics that would improve the site, we'd love to hear your feedback. Send your ideas to malin.siimes@abo.fi.

On Thursday 8.2 between 8.30–15.00 over 1300 first year students from all high schools in Åbo visit the Åbo Akademi University campus for Demoday. Please note that there may be a large number of high school students in the entrance lobbies of Aurum, Agora and BioCity during the day. Read more about the event on the intranet.

As of 1 February 2024, Åbo Akademi University will receive tax card information electronically from the Tax Administration. This applies to both basic tax cards, that will enter into force on 1 February 2024 and revised tax cards ordered through MyTax. This means that you no longer need to send your tax card to Personnel Services. Applications for revised tax cards must be submitted in MyTax within the previous month. For example: by 31.1.2024 for payments 15.2.2024 and by 10.2.2024 for payments 29.2.2024. Please note that the electronic transfer (so-called VeroAPI) only applies to persons, with a Finnish personal identity number, who are resident taxpayers in Finland. Non-resident taxpayers in Finland must continue to submit their tax cards to Personnel Services hr@abo.fi. More information on the intranet.

ÅAU decided in October to transfer part of the finance function to Certia Oy. The transfer regards the purchase invoice ledger, travel & expense claims and travel grants. Until now, these tasks have been handled by Financial Services. The transfer goes into effect on Febaru 1 2024. More information on the intranet.

The Ministry of Education and Culture collects every year information about the scientific activities at the Finnish universities. The teachers’ and researchers’ visits abroad as well as visits to Finland are part of this collection. Mobility for 2023 will be registered and reported in AboCRIS. The deadline for reporting visits during 2023 is 15 February 2024. More information and user guides can be found here.

Are you or an employee going to work temporarily abroad? There is a lot to consider when working abroad, both for the manager and the employee, so check out our renewed Intra page on working abroad. The page now also includes updated rules and new electronic forms for our agreements. Be aware that you may need some time to reflect on costs, insurance, notifications to authorities, etc. so leave enough time for planning. You can find more information here. 

The opin.fi service, which in the future will be a hub for the course and continuing education offerings of Finnish higher education institutions, will offer some Åbo Akademi University courses at the end of 2024. Opin.fi is part of the Digivision 2030 project. More information here.

Turku Convention Bureau offers free and neutral assistance to those who want to organize meetings and conferences in the Turku region. They help meeting and conference organizers as needed from the application process to the actual planning of the meeting or conference. You can find out more here.

Pentecostalism: Exploring Key Themes and Global Trends 
The Polin-day takes place in auditorium Theologicum, Biskopsgatan 16 and via Zoom (Meeting ID: 794 748 0078). The seminar is free of charge and open for everyone. All information is found here.

Ethical Explorations: Rethinking Our Sexual Relations
Speaker: Camilla Kronqvist, Åbo Akademi University. Time: February 7th 2024, 12:00–13:00.
Place: Seminar room Camera Obscura (E201), Arken, Åbo. Also on Zoom. Meeting ID: 697 7270 4935
Passcode: lunchsemi. More information here. Welcome!

Åbo Akademi University has been working to renew the policy for open science for the past two years. The Rector approved the new policy for open science, research and education at the end of 2023. Thanks to all colleagues who participated in workshops, gave feedback and suggestions for improvement, in both the open comment round for researchers and teaching staff and in the comment round for faculty councils and associations. Read more about the new guidelines for open science on the intranet.

How to publish open access through the read and publish deals, and when do I need to apply from the APC pool? A reminder that it is crucial to check out the guidelines in the OA Libguide before submitting a manuscript to a journal. Read more on the intranet.

Open Science is increasingly the norm in science, and it is essential to keep up with new developments in this field. On March 5th, 2024, Open Science Community Turku will organize a big Open Science Day in collaboration with INVEST, and the University of Turku. This event will take place in the building Publicum (University of Turku) and is open to researchers and students from all faculties and academic levels at Åbo Akademi University. Join the event to learn more about new developments in open science, FAIR data management, and pre-registration, etc. Please register by February 25th. The program and registration form can be found here.

In an intense and stressful working day, we regularly need to land in ourselves and become more present in order to cope. When we consciously stand still, we gain renewed access to our inner power and we can face and handle different situations and tasks with more focus. When we become present, we see everything more clearly and it becomes easier for us to make decisions or know what to do in a certain situation, for example. During the moment in conscious presence, a guided presence exercise and support for self-reflection are included. You can participate on distance via Zoom: Guiding in Swedish. Meeting-ID: 682 6912 4007. Course leader: Linda Norrgård, Supervisor and Teacher in Luxia Method®. The Luxia Method® is a method for working with one's emotions as support for spiritual and personal development. Read more on the intranet.

Further information regarding sports activities around Åbo Akademi University, and the activities within ÅAU Sports (Vaasa) and Campus Sport (Turku) can be found on the intranet. A new academic year starts on 1.9 and as employee you are welcome to take part, for a small fee, in the exercise range.

In Personec OSS, you have your own training register that helps you keep track of which trainings/courses/seminars/conferences you have participated in. If you enter everything you have participated in, in OSS, you can easily get a list of it. How does it work in practice? On the intranet you can read more about Personec OSS, there is also a guide and a video.

Welcome to participate in Introduction for new employees 9.2 at 10.00–12.30. You will get information on Åbo Akademi University as an organization and employer, employment, and terms of employment as well as what data protection means at work. ICT-service, Financial services and Åbo Akademi University Library inform about their services. You can participate on site in Turku or via Zoom. More information and registration via the course catalogue. 

The Support for Teaching and Learning offers support on course planning, i.e. writing course descriptions. Book an appointment for individual guidance or a workshop/guidance for a small groups or to discuss the integration of sustainability goals into courses or study programmes. You can also ask for feedback only in written form on the drafts of your course descriptions. More information in Moodle.

The range of staff training includes a course, A Safe Workplace, that is mandatory for supervisors / managers and highly recommended for all staff. The course and related discussions on Zoom are tailored to raise awareness and provide tools for preventing and dealing with various forms of inappropriate behaviour in the workplace. Read more about content and registration via the intranet. For questions and more information, please contact putbildning@abo.fi.

It is free for ÅAU staff members to take part in courses provided by the Open University at ÅAU, (an additional fee might be charged for courses arranged by the Open University's partners). Registration through the online application form. NB! write ”staff” in the comment field.

The exhibition More than just oldsters presents the art that has been donated to the Åbo Akademi University Foundation, as well as its donators. The name of the exhibition is based on the fact that a large part of the Foundation’s art collection consists of, in fact, older, influential men, who in one way or another have supported Åbo Akademi University or its foundation. In this exhibition we present these men as well as much else. Read more about the exhibition here. The exhibition is open between 3.2–2.6.2024 in Sibelius Museum, Piispankatu 17, Turku. The entrance fee is 7 €/adults, 5 €/students and free of charge for under 18 y/o.