Med detta nummer är 2023 till ända för Personalnytts del. Dags att önska en God Jul och ett Gott Nytt År! Det nya årets första nummer av Personalnytt utkommer den 19 januari 2024. Deadline är den 15 januari. Skicka färdigt material (en kort presentation på några meningar och, vid behov, en färdig länk till ett utförligare material på nätet) på svenska och engelska till meddelanden@abo.fi.

Personalnytts uppgift är att samla aktuell information för ÅA-anställda i ett koncentrerat och lättillgängligt format. Det har via enkäter framkommit att Personalnytt upplevs som en viktig informationskanal vid sidan om vårt intranät. Av den anledningen inleds under vårterminen ett försök med utgivning varje fredag istället för varannan vecka. Avsikten är att utreda om behov och förutsättningar finns för en tätare utgivningstakt. Med början den 19.1.2024 utkommer Personalnytt alltså varje fredag. Deadline för material är fortsättningsvis måndagar.

Onsdag 13.12 kl. 10.00 i Aurums aula 2 våningen, Henriksgatan 2. Åbo TFiF och TEK bjuder på glögg utanför TFiF & TEK Lounge från och med kl. 9.30 och efter luciatåget. S:t Olofsskolans lucia med följe kommer på besök ca kl. 10.00. Samma information finns på intranätet.

Rektor Mikael Lindfelt bjuder alla akademianställda på julkaffe torsdagen den 14 december 2023 kl. 15.00 i Café Arken. På programmet står bl.a. utdelning av förtjänsttecken och pris till årets kollega. Ingen anmälan behövs, varmt välkomna!

Åbo Akademi arrangerar val av professorer, forskare, lärare och övrig personal samt studerande till Åbo Akademis universitetskollegium, styrelse och fakultetsråd. De praktiska arrangemangen handhas av valnämnden vid Åbo Akademi. En ny nämnd för de kommande tre åren behöver utses. Valnämndens medlemmar utgörs av: en professor, en representant för forskare, lärare och övrig personal samt en representant för studerandena. För samtliga medlemmar väljs personliga suppleanter representerande samma grupper som de ordinarie medlemmarna. Är du intresserad att ställa upp eller har frågor om uppdraget, vänligen kontakta valnämndens sekreterare Johan Berg. Anmäl ditt intresse till valnämnden via e-post: valnamnden.abo.fi senast 12.1.2024. Mera information: www.abo.fi/val.

Under hösten ordnas fyra morgonkaffe-tillfällen under temat Återfå ditt fokus och välmående. Tillfällena äger rum kl. 9.00–9.45 och består av en 30 minuters föreläsning varefter 15 minuter reserverats för diskussion. Tillfällena hålls via Zoom av företagspsykolog Victoria Grönlund och företagsfysioterapeut Ida Engblom från Mehiläinen. Återstående tillfällen: 15 december, Återfå ditt fokus och välmående via avslappning, del 2 (företagspsykolog). Zoom-länkarna hittas i kurskatalogen.

En liten påminnelse gällande verktyget Personec ESS. I verktyget kan alla, bland annat, se grunduppgifter om sin anställning, göra vissa ändringar i sina grunduppgifter samt anhålla om frånvaron som semester (gäller experter och annan stödpersonal) och sjukledighet. I ESS ser chefer även uppgifter om sina egna medarbetare. Nedan några aktuella påminnelser kring ESS: Manualer hittas här. Nära anhörig: Anställda kan uppdatera sina personuppgifter i Personec Ess med nära anhörig och nära anhörigs telefonnummer. Semesterpremiedagar 2022: Semesterpremiedagar som avtalats om år 2022 ska hållas senast 31.12.2023. Anhållan om ledighet görs via systemet Personec Ess.

Den årliga rapporteringen av publikationsverksamheten till Undervisnings- och kulturministeriet närmar sig. För att ÅA ska få den finansiering vi har rätt till, är det viktigt att alla typer av publikationer rapporteras och att det görs inom utsatt tid. Deadline för att registrera publikationer som utkommit år 2023 är måndag 22.1.2024. Forskningsdatabasen AboCRIS används för insamling av publikationsdata. Mera information, användarguider och länkar finns på intranätet.

Undervisnings- och kulturministeriet samlar årligen in uppgifter om den vetenskapliga verksamheten vid universiteten och dessa rapporteras vidare till datalagret Vipunen. Lärar- och forskarbesöken utomlands respektive till Finland hör till de uppgifter som samlas in. Mobilitet under år 2023 registreras och rapporteras i AboCRIS. Deadline för att registrera 2023 års besök är 15.2.2024.
Mera information och manualer finns här.

Målet är att ta synkroniseringen i bruk under december. Det slutliga lanseringsdatumet och mera detaljerad information kommer ut senare. Synkroniseringen av projekten mellan AboCRIS och webben innebär att AboCRIS blir huvudkällan för projektinformationen som visas på www.abo.fi. Läs mera på Intranätet.

Fakulteten för pedagogik och välfärdsstudier, Fakulteten för ekonomi, samhällsvetenskaper och juridik (Vasa) och Fakulteten för naturvetenskaper och teknik (Vasa) har glädjen att inbjuda dig som personal i Vasa till en för fakulteterna gemensam dimissionsfest i Academill onsdag 20.12.2023 kl. 14.00. Anmälningsblankett för personal. Notera att minimiantalet deltagare för att dimissionsfesten ska ordnas är 15 dimittander. Eventuella förändringar i arrangemangen meddelas per e-post.

Marginalisation of minorities by means of European constitutions
Talare: Marietta van der Tol, University of Oxford. Tid: 13.12.2023, kl.12:00–13:00. Plats: i Seminarierum Camera Obscura (E201), Arken, Åbo. Också via Zoom. Meeting ID: 669 7700 2849
Lösenord: lunchsemi. Mera information här. Välkommen!

Hälsningen i tryckt format
Pappersformatet är 4-sidigt i storleken A6, liggande format. Hälsningstexten på insidan är på svenska, finska, engelska, tyska och franska. Bilden föreställer ÅA campus i vinterskrud av konstnären Jenny Wiik. Till julkortet hör ett kuvert försett med akademins grafiska utseende. Se den elektroniska versionen här. Du beställer ditt kort via ÅA:s intranät – kom ihåg att uppge ”kostnadsstället” för din enhet. Pris per kort + kuvert är 0,95€ (inklusive moms 24%). Gör din beställning i tid. Fastighetsservice lovar leverans inom 48 timmar från gjord beställning.

Elektronisk hälsning
Om du vill skicka en elektronisk hälsning så har du två möjligheter. Antingen klistrar du in länken http://web.abo.fi/julkort/God_Jul.jpg i ditt e-postmeddelande, eller så bifogar du hälsningen som en bilaga. Om du väljer det senare så laddar du först ner bilden och bifogar den sen till ditt meddelande.

Torsdag 14.11 kl. 12–15, Litteraturvetenskap, Arken. Mia Österlund och Maria Lassén-Seger säljer barn- och ungdomsböcker till hyfsade priser. Nyutkommet, svenskt och finlandssvenskt för läsålder 0-100. Boktips ingår. Välkomna!

Senaste nytt från DUTAR-projektet finns nu sammanfattat i en nyhet på intranätet.

I senaste Studio Campus fick vi höra om CHARM-EU. Du hittar alla Studio Campus-inspelningar på den här intrasidan.

Särskilt fokus ligger på att förstå förändringar i verksamhetsomgivningen och deras inverkan på Åbo Akademis utveckling samt på strategins utförande. Viktigt är också att inkludera och föra dialog med både interna och externa intressenter – vår personal, studerande och samarbetsparter – då nuvarande strategi utvärderas, hur möjliga omprioriteringar och omformuleringar görs, samt hur strategin omsätts i verksamheten i praktiken. Strategigranskningen fungerar även som förberedelse för förhandlingarna med UKM för avtalsperioden 2025–28. Förhandlingarna inleds under våren 2024. Läs mer om hur du själv kan delta i strategiarbetet här.

Det fria ordet är viktigt för universitetets utveckling. Trots det, är det även viktigt för utvecklingen att det finns en gemensam ton och känsla i varje organisation. Ett starkt varumärke ger oss svaret på vem vi är, varför vi existerar, vad vi tror på och vad vi vill åstadkomma. Varumärket är även de historier som vi berättar varje dag om oss själva. Med projektet Åbo Akademis varumärke, vill vi samla in många olika berättelser och sammanställa dem till en varumärkeshandbok för hela Åbo Akademi. Målsättningen med detta projekt är att stärka Åbo Akademis varumärke som ett framstående universitet. Varumärkesarbetet utförs parallellt med strategigranskningen. Vill du dela med dig av din berättelse? Vi ordnar en workshop för personalen, torsdag 14.12 kl. 14.15–16.15, i lilla auditoriet i ASA. Syftet med workshopen är att samla idéer och insikter från personalen i arbetet. Anmäl dig här senast 10.12. Varmt välkommen med! Frågor kan ställas till marknadsforing@abo.fi.

Delegationen för informationsspridning (TJNK) undersöker genom en enkät förverkligandet av yttrandefrihet för forskare och experter samt de hot som riktas mot detta. Vi ber forskare och andra experter att svara på enkäten senast den 15.12.2023. Läs mer om projektet och dess målsättningar. Tidigare har projektet genomfört en enkät riktad till vetenskaps- och forskningsorganisationer om riktlinjer för att hantera trakasserisituationer. Svara på enkäten på svenska här. Vi önskar svar från alla forskare och experter verksamma inom vetenskap och forskning. Enkäten är öppen till den 15.12.2023. Ytterligare information om projektet och enkäten tillhandahålls av sakkunnig Oula Silvennoinen, tfn: 044 710 8367, oula.silvennoinen@tjnk.fi.

I planen för jämställdhet, likabehandling och tillgänglighet (JLT) ingår en åtgärdsplan, vars syfte är att stärka utvecklingen av jämställdhet, likabehandling och tillgänglighet. Åtgärderna följs upp och utvärderas enligt en given tidtabell, nu har den tredje uppföljningen hållits. På intranätets sida Åtgärdsplan/personal och Åtgärdsplan/studenter kan du följa med hur detta arbete framskrider.

Åbo universitets enhet för folkhälsovetenskap genomför en undersökning om fysisk aktivitet under arbetsdagen. Syftet med undersökningen att att kartlägga hur den fysiska aktiviteten under arbetsdagen skiljer då man jobbar på distans i jämförelse med kontorsjobb. Undersökningen genomförs på finska. Anmälan och mera information om undersökningen kan hittas här, eller genom att kontakta Tuija Leskinen. Mera information på intranätet.

International House Turku piloterar ett nytt program för personer som flyttat till Åbo. Programmets språk är engelska och aktiviteterna är avgiftsfria. Läs mera om aktiviteterna och registrera dig här.

Det finns nu en Wordmall som du kan du ge åt dina studenter då de börjar skriva sitt kandidat- eller magisterarbete. Dokumentet innehåller också korta anvisningar för användningen av mallen. Eftersom olika ämnen har egna anvisningar för referenser och källhänvisningar, så ingår detta inte i mallen. Om du vill anpassa mallen för ditt eget ämne, hör av dig till digimentor maria.sundstrom@abo.fi.
Mallen hittas även under Studera-fliken > Kandidatarbete resp. Studera-fliken > Magisterarbete.

Kostnaderna för tidskriftpaket har blivit allt högre för högskolor i Finland under de senaste åren, samtidigt som den ekonomiska situationen för universiteten är allt svårare. FinELibs avtal med sju förlag går ut vid årsskiftet och just nu förhandlas kring nya avtal. Det gäller följande förlag: American Chemical Society (ACS), Elsevier (ScienceDirect Freedom), Emerald, IEEE, Oxford University Press (OUP), Royal Society of Chemistry (RSC), Springer (Compact). FinELib är förberett på att inte förnya ett avtal ifall avtalet inte motsvarar FinELibs målsättningar. Läs ÅAB:s anvisningar för vad som gäller om möjligheten att publicera open access upphör 31.12.2023 eller ifall förhandlingarna fortsätter under 2024. Nyheten på intranätet uppdateras med mer information då förhandlingarna fortskrider.

Basics of Research Data Management (3 sp) för doktorander och postdoc-forskare startar 1 februari 2024. Kursen syftar till att introducera dig till ansvarsfull datahantering och öppen vetenskap. Under kursen skapar du din datahanteringsplan (DMP) utgående från undervisning av jurister, dataskyddsombud, forskare, forskningsdataspecialister och IT-specialister. Kursen arrangeras gemensamt av Åbo Akademi och Åbo universitet och har fyra linjer: Natural science, Health sciences, Qualitative research och Survey research. Ansök nu via denna blankett (deadline 12.1.2024). För mer information, se kursbeskrivningen eller kontakta researchdata@abo.fi.

Mera samlad information om det mesta som rör motionsverksamhet vid ÅA, och verksamheten inom ÅAU Sports (Vasa) och Campus Sport (Åbo) hittas på intranätet. Ett nytt verksamhetsår drar igång den 1.9 och som personal är du även välkommen att ta del av motionsutbudet.

Personalutbildningsteamet hjälper gärna till. Då du planerar personalutbildning, ta gärna kontakt via personalutbildning@abo.fi för att bl.a. diskutera kring datum, kursanmälan, marknadsföring och information, kostnader för arvoden och servering, tekniskt genomförande, diverse praktiskt, betalning av arvoden, räkningar och reseersättning samt rapportering. Mera information hittar du på intranätet.

I Personec OSS har du ett eget utbildningsregister som hjälper dig att hålla koll på vilka utbildningar/kurser/seminarier/konferenser du deltagit i. Om du i OSS för in allt du deltagit i, får du enkelt ut en lista på det. Hur fungerar det i praktiken? På intranätet kan du läsa mera om Personec OSS, där finns också en guide och en kort inspelning.

För administrativa användare och redaktörer som har rapporteringsrättigheter i AboCRIS, erbjuds kursen AboCRIS rapportering 11.12 kl. 9–11 via Zoom. För forskare som ansöker om extern finansiering och/eller behöver redigera projekt i AboCRIS samt för stödpersonal som redigerar projekt i AboCRIS, erbjuds kursen AboCRIS projektmodul för forskande personal 12.12 kl. 15–15.30 via Zoom. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

På introt tar vi upp regler, rutiner, anvisningar och verktyg för kurs- och undervisningsplanering, genomförande av undervisningen, handledning av examensarbeten, samt examination och utvärdering. Kursen hålls via Zoom, med möjlighet till frågar under kursens gång. Informera gärna dina nya medarbetare om kursen! Närmare information och anmälan via kurskatalogen.

ÅA:s personal kan avgiftsfritt delta i öppen universitetsutbildning som anordnas av Centret för livslångt lärande (en avgift kan tillkomma vid kurser som ordnas av Öpus samarbetsparter). Anmälan till kurserna görs i anmälningsdatabasen. Skriv i meddelandefältet att du är personal.

This is the last issue of Staff News for 2023, so here's wishing you a Merry Christmas and a Happy New Year! The first issue of 2024 will be published on January 19. Deadline January 15. If you would like to contribute to the newsletter please send a message to meddelanden@abo.fi and a link to the webpage where the information is published (in Swedish and English).

The purpose of Staff News is to collect current information for ÅAU employees in a concentrated and easily accessible format. It has emerged via surveys that Staff News is perceived as an important information channel alongside our intranet. For that reason, during the spring term, an attempt is being made to publish every Friday instead of every two weeks. The intention is to find out whether there are needs and conditions for a more frequent publication rate. Starting on 19.1.2024, Staff News will therefore be published every Friday. The deadline for materials will continue to be Mondays.

Wednesday 13.12 at 10.00 in Aurum's entrance hall on the 2nd floor, Henriksgatan 2. Turku TFiF and TEK serve glögg outside the TFiF & TEK Lounge from 9.30 and after the Lucia procession. The Lucia procession from S:t Olofsskolan will perform around 10 am.

Rector Mikael Lindfelt invites all personnel at Åbo Akademi University to Christmas coffee in Café Arken 14 Decemeber at 3 PM. No registration required, welcome!

Åbo Akademi University arranges the election of professors, researchers, teachers, and other staff as well as students to the Åbo Akademi University Collegiate Body, Board and Faculty Council. The practical arrangements are handled by the Election Board at Åbo Akademi University. A new Election Board for the coming three years needs to be appointed. The members of the election board are: one professor, one representative of researchers, teachers and other staff, one student representative. For all members, personal deputies representing the same groups as the ordinary members are elected. If you are interested in running or have questions about the assignment, please contact the election committee's secretary Johan Berg. If interested, please notify the Election Board through email: valnamnden@abo.fi by 12.1.2024. More information at www.abo.fi/elections.

A little reminder about the tool Personec ESS. In the tool, everyone can, for example, view the basic information of their employment, make certain changes to their basic information, and apply for absences such as annual leave (applies to experts and other support staff) and sick leave. In ESS, managers can also see information about their own employees. Below are some current reminders about ESS: Manuals can be found here. Name of Emergency Contact (Next of Kin): Employees can update their personal data in Personec Ess with a close relative and a close relative's phone number. Holiday bonus days 2022: Holiday bonus days agreed on in 2022 must be held by 31.12.2023.
Leave applications are made via the Personec Ess system.

The annual reporting of scientific publications to the Ministry of Education and culture is approaching. In order to report the publications to the Ministry of Culture and Education, and to receive the correct funding, it is important to register all types of publications within the time limit. The deadline for registering publications published in 2023 is Monday 22 January 2024. The research information system AboCRIS is used for registering and reporting publications. Additional information including manuals and links is available on the intranet.

The Ministry of Education and Culture collects every year information about the scientific activities at the Finnish universities. The teachers’ and researchers’ visits abroad as well as visits to Finland are part of this collection. Mobility for 2023 will be registered and reported in AboCRIS. The deadline for reporting visits during 2023 is 15 February 2024. More information and user guides can be found here.

The goal is to have the interface available in December. The exact roll-out date and more detailed information will be published later. The synchronization means that AboCRIS will become the master data source for project information on www.abo.fi/en. More information on the Intranet.

The Faculty of Education and Welfare Studies, the Faculty of Economics, Social Sciences, and Law (Vaasa) and the Faculty of Science and Engineering (Vaasa) invite the personnel in Vaasa to a Graduation Ceremony in Academill on 20 December 2023 at 2 pm. Registration form for personnel. Please note that a minimum of 15 graduates is required in order for the graduation ceremony to take place. We will contact you by email in case of changes in the arrangements.

Marginalisation of minorities by means of European constitutions
Speaker: Marietta van der Tol, University of Oxford. Time: December 13th 2023, 12:00–13:00.
Place: Seminar room Camera Obscura (E201), Arken, Åbo. Also on Zoom. Meeting ID: 669 7700 2849
Passcode: lunchsemi. More information here.

The latest news from the DUTAR project is collated into one single news item on the intranet.

On the latest Studio Campus we got to hear about CHARM-EU. You can find all the Studio Campus episodes on this intranet page.

Particular focus is on understanding changes in the operating environment and their impact on Åbo Akademi's development and on the execution of the strategy. It is also important to include and conduct dialogue with both internal and external stakeholders – our staff, students and partners – when the current strategy is evaluated, how possible reprioritizations and reformulations are made, and how the strategy is implemented in the business in practice. The strategy review also serves as preparation for the negotiations with the ministry of education for the agreement period 2025–2028. These negotiations will begin in the spring of 2024. Read more about the strategy here.

Free speech and academic freedom is important for the development of the university. Nevertheless, communicating with a consistent tone of voice is important in every organisation. A strong brand gives us the answer to who we are, why we exist, what we believe in and what we want to achieve. The brand is also the stories we tell every day about ourselves. With the Åbo Akademi University brand project, we want to collect many different stories and compile them into a brand handbook for the entire organisation. The aim of this project is to strengthen Åbo Akademi University's brand as a prominent university. The work is carried out in parallel with the strategy review. Do you want to share your story? We are organising a workshop for the staff, Thursday 14 December at 14.15–16.15, in lilla auditoriet in ASA. The aim of the workshop is to gather ideas and insights from the staff. Register here by 10 December. You are warmly welcome! Questions can be sent to marknadsforing@abo.fi.

The printed card
The greeting inside the folded A6 Christmas card is printed in five languages; Swedish, Finnish, English, German and French. The cover features ÅAU campus in Winter time by the artist Jenny Wiik. The Christmas card comes with a matching envelope. See a preview of the printed card here. Place your order on the intranet. Please note that when placing your order you must fill in your department reference code. The cost of the card with envelope is 0,95€ (including taxes). Please place your order well in advance to make sure you get your card in time for Christmas. Your order will be processed within 48 hours.

The electronic greeting
In this case you can simply copy the address http://web.abo.fi/julkort/God_Jul.jpg and paste it into your email greeting. Alternatively, you can right-click on the image, download it and then attach it to your message.

The Comittee for Public Information (TJNK) examines the realisation of freedom of speech for researchers and experts, and the threats they face. The comittee asks researchers and experts to fill out a survey by 15 December 2023. Learn more about the project supporting researchers' freedom of speech and its goals. The project has previously conducted a survey for science and research organisations on guidelines for handling harassment situations. Respond to the survey in English here. Responses are sought from all researchers and experts working in science and research. The survey is open until 15 December 2023. For more information about the project and the survey, contact expert Oula Silvennoinen, 044 710 8367, oula.silvennoinen@tjnk.fi.

​​​​​​The plan for gender equality, equal treatment and accessibility includes an action plan. The purpose of the action plan is to strengthen the development of gender equality, equal treatment, and accessibility. The actions are followed up and evaluated according to a given timetable, the third follow-up has now been held. On the intranet page Action plan/staff and Action plan/students you can follow how the work is progressing.

International House Turku is piloting a new program to help you with your settling-in process. Language of the program is English and all activities are free of charge. You can read more about the activities and sign up for the program here.

The costs of journal packages have become increasingly high for higher education institutions in Finland in recent years, while the financial situation for universities is increasingly difficult. FinELib's agreements with seven publishers expire at the end of the year and new agreements are currently being negotiated. This applies to the following publishers: American Chemical Society (ACS), Elsevier (ScienceDirect Freedom), Emerald, IEEE, Oxford University Press (OUP), Royal Society of Chemistry (RSC), Springer (Compact). FinELib is prepared not to renew the agreement, if a publisher’s offer does not align with FinELib’s goals. Read the ÅAU library’s guidance for which conditions apply in case the opportunity to publish open access ends 31.12.2023 or in case the negotiations are extended over 2024. Read more on the intranet. The news page will be updated with more information as the negotiations proceed.

Basics of Research Data Management (3 ECTS) for doctoral students and post-docs starts 1 February 2024. This course aims to give you a solid foundation in responsible data management and open science. During the course, you will create your data management plan (DMP) based on teaching by lawyers, data protection officer, researchers, research data specialists, and research IT specialists. The course is jointly organised by Åbo Akademi University and University of Turku and has four tracks: Natural science, Health sciences, Qualitative research and Survey research. Apply now through this form (deadline 12/1/2024). For more information, see the course description or contact researchdata@abo.fi.

Further information regarding sports activities around Åbo Akademi University, and the activities within ÅAU Sports (Vaasa) and Campus Sport (Turku) can be found on the intranet. A new academic year starts on 1.9 and as employee you are welcome to take part, for a small fee, in the exercise range.

In Personec OSS, you have your own training register that helps you keep track of which trainings/courses/seminars/conferences you have participated in. If you enter everything you have participated in, in OSS, you can easily get a list of it. How does it work in practice? On the intranet you can read more about Personec OSS, there is also a guide and a video.

Researchers who apply for external funding and/or edit projects in AboCRIS are welcome to participate in the course AboCRIS project module for researchers 14.12 at 9–9.30 via Zoom. More information and registration via the course catalogue.

It is free for ÅAU staff members to take part in courses provided by the Open University at ÅAU, (an additional fee might be charged for courses arranged by the Open University's partners). Registration through the online application form. NB! write ”staff” in the comment field.