Nästa nummer av Personalnytt utkommer den 27 oktober 2023. Deadline är den 23 oktober. Skicka färdigt material (en kort presentation på några meningar och, vid behov, en färdig länk till ett utförligare material på nätet) på svenska och engelska till meddelanden@abo.fi.

När luften svalnar och vintern kommer, är influensavaccinationer igen aktuella. Under en vanlig epidemi påverkar influensan ungefär en tiondel av den vuxna befolkningen. Vaccination är det effektivaste sättet att skydda sig från influensa och förhindra infektionens spridning. Mera information om hur bokning till vaccination görs finns på intrasidan om vaccinationer.

Under hösten ordnas fyra morgonkaffe-tillfällen under temat Återfå ditt fokus och välmående. Tillfällena äger rum sista fredagen varje månad (förutom i december då det är den 15.12) kl. 9.00–9.45 och består av en 30 minuters föreläsning varefter 15 minuter reserverats för diskussion. Tillfällena hålls via Zoom av företagspsykolog Victoria Grönlund samt företagsfysioterapeut Ida Engblom från Mehiläinen. Första morgonkaffet hölls den 29.9. Övriga tillfällen: 27 oktober, Återfå ditt fokus och välmående med hjälp av kognitiv ergonomi (företagspsykolog). 24 november, Återfå ditt fokus och välmående via avslappning, del 1 (företagsfysioterapeut). 15 december, Återfå ditt fokus och välmående via avslappning, del 2 (företagspsykolog). Zoom-länkarna hittas i kurskatalogen.

Arbetet med att se över och uppdatera Åbo Akademis strategi har inletts och ska enligt planerna fortsätta fram till och med sommaren 2024. Rektor Mikael Lindfelt, tillsammans med planeringschef Thomas Westerholm, kommer till Studio Campus på måndagen den 16 oktober kl. 9–10 och berättar om arbetet hittills och hur alla vid Åbo Akademi som vill kan vara med och påverka strategin. Studio Campus visas live över Zoom, och videon läggs upp på intranätet i efterhand. Mera info.

SAP-systemet uppdateras i höst till SAP S/4 HANA. Hela systemet med alla dess delar kommer att vara avstängt 19–23.10. Den 24.10 öppnar nya SAP. Detta innebär också att t.ex. Martti och Travel ligger nere 19–23.10 och inga fakturor eller reseräkningar kan hanteras eller godkännas under dessa dagar. Tisdagen den 24.10 när alla anställda igen kan gå in i systemet kommer det att se lite annorlunda ut och ha en ny adress. Länkarna på intranätet uppdateras. Läs mer på intranätet.

CHARM-EU-konferensen 2023 kommer att äga rum den 07.11.2023 i Würzburg, Tyskland. En del sessioner är möjliga att delta i på distans. Årets tema är Alliances for Society: klimatkrisen påverkar oss alla på olika sätt och kräver ett kollektivt svar. Våra inspirerande talare kommer att dela med sig av nya sätt att tänka, bästa praxis för samarbete och tankar om framtiden för europeiska universitetsallianser. Läs mer och anmäl dig här.

Smart City-projektet undersöker hur invånare och besökare ser på den fysiska och digitala utvecklingen av Linnaniemi-området (kring Åbo slott och hamnen) och vilka tjänster man utnyttjar i samband med besöken. Enkäten hittar du här. Mera information finns på projektets egna sidor.

På uppdrag av Ledningsgruppen för hållbarhet vid Åbo Akademi samlar vi in information om hållbarhet i undervisningen. Vi hoppas att du som undervisar vid Åbo Akademi vill svara på den anonyma enkäten som du hittar här! Vi ordnar också inkluderande workshoppar om hållbarhet i undervisningen 13.10 och 17.11, kl. 13.00–15 i Åbo och 16.11 09.00–11.00 i Vasa. Syftet är att vi ska diskutera hur vi gör hållbar utveckling synlig i våra utbildningar och hur vi ska kunna säkra att våra studenter har de hållbarhetsfärdigheter de behöver när de kommer ut i arbetslivet. Intresserar detta dig, kom med! Här hittas information om Åbo workshopparna och information om Vasa workshopen. Anmälan görs här.

Varmt välkommen till UNIFIs seminarium om hållbarhet och samhällsansvar 2023 på Hanken i Helsingfors den 7–8 november 2023. Seminariet riktar sig till en bred skara deltagare bestående av undervisande, forskande och övrig personal från universitet och högskolor och av experter och studerande som är intresserade av ämnet. Programmet består av paneldiskussioner, presentationer och workshops, och erbjuder naturligtvis också möjligheter att diskutera och knyta kontakter med övriga deltagare.

I projektet DUTAR utvecklar vi lösningar för undervisningen för att utveckla vår verksamhet. I projektet, som är en stor strategisk satsning för Åbo Akademi, tar vi fram olika digitala lösningar i nära samarbete med de som undervisar vid Åbo Akademi. Vi tar fram både användarvänlig teknik och studior för video- och podinspelning, VR-teknik etc. och även en fungerande stödmodell. På projektets intranätsida hittar du mera information. Vill du vara med och påverka projektet får du gärna vara i kontakt med dutar@abo.fi.

DUTAR WP4 testar virtuella kompletterande campusmiljöer

DUTAR WP4 piloterar och utvärderar användningsfall där ÅA kunde dra nytta av virtuella utrymmen som kompletterar fysiska campusutrymmen. Målet är att identifiera några användbara fall för olika användargrupper och att erbjuda detta som ett ytterligare alternativ i framtiden. Läs mera om det här på intranätet.

I den här workshopen vill vi ta reda på hur du som lärare och utbildare vid Åbo Akademi undervisar och hur du vill undervisa i framtiden. Syftet är att kunna utveckla välfungerande digitala lösningar.
När: FHPT 24 oktober, kl 09.00–11.00 | FNT, 24 oktober, kl 13.00–15.00 (in English) | FSEJ, 26 oktober, kl 13.00–15.00. Var: Via Zoom. Anmälan görs här. Denna workshop ordnas inom arbetspaket 1 (WP1), som du kan läsa mera om här.

Enligt Examensstadga 18 § kan magisterarbeten författas gemensamt. Det har dock inte funnits riktlinjer för hur sådana genomförs i praktiken. Det finns riktlinjer för kandidatarbeten i par, vilket piloteras som bäst. Nu har prorektor fattat beslut om motsvarande riktlinjer för magisterarbeten. Beslut och anvisningar för handledarna hittas på intranätet. Där hittar du även länk till motsvarande infosidor på svenska och engelska för studenterna.

Sámi History and Truth and Reconciliation Processes in the Nordic Countries. 
Talare: Otso Kortekangas, Åbo Akademi University. Tid och Plats: 25.10.2023 kl. 12:00–13:00 i seminarierummet Camera Obscura (E201), Arken, Åbo Akademi. Också via Zoom.
Mötes ID: 687 9720 2092, lösenord: lunchsemi. Välkommen!

Mera samlad information om det mesta som rör motionsverksamhet vid ÅA, och verksamheten inom ÅAU Sports (Vasa) och Campus Sport (Åbo) hittas på intranätet. Ett nytt verksamhetsår drar igång den 1.9 och som personal är du även välkommen att ta del av motionsutbudet.

Personalutbildningsteamet hjälper gärna till. Då du planerar personalutbildning, ta gärna kontakt via personalutbildning@abo.fi för att bl.a. diskutera kring datum, kursanmälan, marknadsföring och information, kostnader för arvoden och servering, tekniskt genomförande, diverse praktiskt, betalning av arvoden, räkningar och reseersättning samt rapportering. Mera information hittar du på intranätet.

Under hösten hålls tre informationstillfällen om lönesättning: tillfället för chefer hölls 6.10, tillfället för medarbetare inom serviceverksamheten hålls idag 13.10 kl. 13–14 och tillfället för den undervisande personalen hålls 27.10 kl. 13–14. Alla tillfällen hålls via Zoom. Anmälan sker via kurskatalogen. Den som inte anmält sig till dagens tillfälle kan komma med oanmäld genom att logga in till Zoom via kurskatalogen!

Du som har med människor att göra i din forskning, undervisning och handledning, som chef eller inom stödfunktionerna kan sällan undgå att hantera personuppgifter i din arbetsvardag. Och det kan vara knepigt ibland, men det finns hjälp. Basinformation finns på intranätet och så kan du få en komprimerad uppdatering på infotillfället Vad ska vi göra med personuppgifterna? den 25.10 kl. 10.00–11.00. Dataskyddsombud Anna-Maria Nordman presenterar nytt och nödvändigt att veta just nu och du kan också mejla frågor på förhand. Mer information och anmälan senast 20.10 på intranätet.

Under lunchseminariet får du höra om de senaste skurkaktigheterna på data- och informationssäkerhetsfronten men du har också möjlighet att ställa frågor om data-och informationssäkerhet. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

Under kursen lär du dig att skapa enkla infografer, diagram, lådor och pilar som gör att din forskning belyses på ett sådant sätt att den möter både dina egna krav och åhörarens. Kursen hålls 30.10 kl. 10–12.30 via Zoom. Mera information och anmälan via kurskatalogen.

Inom ramen för Digivision ordnas webbinarier via Zoom kring pedagogiska teman (”Digipedagogiikan studiot”) hösten 2023. Webbinarierna är på finska, men textas till engelska efteråt. Webbinarierna ordnas enligt följande: Digipedagogiikan laatukriteerit korkeakoulujen suunnittelun prosesseissa 30.10 kl. 14–15 och Digipedagogiikan laatukriteerit ja informaalit ja nonformaalit sisällöt 20.11 kl. 10–11. Närmare info, inloggningslänkar och inspelningar av tidigare webbinarier hittas på Digivisions webb.

Höstens chefsdagar, en inkluderande och trygg arbetsplats – ledarens roll och ansvar
Hur kan vi tillsammans överbrygga sådana fördomar och grupperingar på arbetsplatsen som kan leda till förtroendegap och brister i tillit, och arbeta för ett positivt arbetsklimat över gränserna? Temat för höstens chefsdagar är: En inkluderande och trygg arbetsplats – ledarens roll och ansvar. Som chef har du möjlighet att påverka hur dina medarbetare upplever sin arbetsplats. Ta chansen – möt upp och diskutera dessa viktiga frågor med andra chefskollegor. Tillsammans kan vi hitta lösningar. Programmet löper traditionellt från lunch till lunch och vi håller till i Åbo. Anmälan via kurskatalogen.

Pratar du finska för sällan? Vill du få finskan att flyta mer naturligt? Kanske din vardagsfinska går någorlunda, men när du ska uttrycka dig om ett mer specifikt ämne blir det knaggligt eller du saknar terminologin? Du som befinner dig på Campus i Vasa kan delta i en diskussionsgrupp i finska via Zoom. Niklas Ollila är samtalsledare för gruppen som träffas 5 tisdagar under hösten: 17.10, 31.10, 14.11, 28.11, 19.12, kl. 11.30–12.30. Anmäl dig senast idag 13.10! Måndagen 16.10 får du ett välkomstmejl med mera information. Anmälan via e-blankett för deltagande via Zoom. I båda grupperna diskuteras dagsaktualiteter och ÅA relaterade teman på finska. Välkommen med!

Kursen riktar sig till lärare, egenlärare och studierådgivare och ordnas 10.11, 17.11 och 24.11 kl. 13.00–14.30 i Zoom. Kursen presenterar olika utmaningar som studerande med funktionsvariationer möter i sin studievardag. Målet med kursen är att ge synvinklar på bemötande och pedagogiska tillvägagångssätt som gagnar studerande med funktionsvariationer. Kursen tar upp praktiska lösningsfokuserade tillvägagångssätt och arbetssätt som kan utnyttjas för att den studerande ska lära sig att hitta nya lösningar på praktiska utmaningar i sin studievardag. Anmälan och närmare information via kurskatalogen. 

Under webbinariet Kom igång med Mentimeter, 13.11 kl. 12.00–13 lär du dig använda Mentimeter för att öka engagemanget och lärandet i dina presentationer och seminarier. Här tas bl.a. upp hur du skapar en Mentimeter och delar den med dina studenter och kollegor och hur du navigerar din presentation med gott självförtroende. Ingen anmälan krävs. Närmare info och inloggning till Zoom via kurskatalogen. Webbinariet Using Mentimeter to Improve Learning Outcomes, 9.11 kl. 17.00–18 är riktat till dig som redan har använt Mentimeter. Närmare info och anmälan direkt till Mentimeter.

Tillsammans med YH Novia ordnas ett webbinarium 20.11 kl. 14.00–16 med Peter Parnes, professor vid Luleå tekniska universitet. Han har forskat bl.a. om IT i skolan samt nya interaktionsformer med datorer. Anmälan och närmare information via kurskatalogen.

Minikonferensen hålls 1.12 kl. 13.00–15.30 i Åbo + via Zoom. Temat för årets minikonferens är tydlighet, struktur och förutsägbarhet i utbildning och undervisning. Våra lärare och studenter delar med sig av goda tips. Ur programmet: Tydliggörande pedagogik vid högskolan, Studentens syn på hur tydlighet ger smidighet, Att göra kandidatkursen hanterbar, förutsägbar och meningsfull för studerande och handledare, Tydlighet och kommunikation. Anmälan och närmare information via kurskatalogen.

ÅA:s personal kan avgiftsfritt delta i öppen universitetsutbildning som anordnas av Centret för livslångt lärande (en avgift kan tillkomma vid kurser som ordnas av Öpus samarbetsparter). Anmälan till kurserna görs i anmälningsdatabasen. Skriv i meddelandefältet att du är personal.

I Olli Mustonens konsert har gitarren huvudrollen. Antonio Vivaldis ljusa och eleganta barockkonsert och Joaquin Rodrigos fantasi baserad på sex 1600-talsdanser bildar en stämningsfull ensemble. Båda gitarrstyckena framförs av gitarristen Göran Söllscher. Gioachino Rossinis Wilhelm Tell, med sitt driv och sin kraft, sätter stämningen för kvällen för både lyssnare och artister.
Konserten äger rum torsdagen den 26 oktober kl. 19.00 och fredagen den 27 oktober kl. 18.00 i Åbo konserthus, Aninkaistenkatu 9. Konserten varar cirka 1 timme och 45 minuter med en paus. Biljetter till förköpspriset två biljetter för 40 euro. Använd koden "syksy23" för att använda rabatten via Lippupiste:s webbplats.

Next issue of Staff News will be published on October 27. Deadline October 23. If you would like to contribute to the newsletter please send a message to meddelanden@abo.fi and a link to the webpage where the information is published (in Swedish and English).

As the air cools and the winter comes, influenza vaccinations are again topical. During a normal epidemic, an influenza affects about one tenth of adults. The vaccine taken is the most effective means of protecting against seasonal influenza and preventing its spread. More information about bookings for vaccinations is found on the intranet-page for vaccinations.

The work of reviewing and updating Åbo Akademi University's strategy has begun and is planned to continue until the summer of 2024. Rector Mikael Lindfelt, together with Head of Planning Thomas Westerholm, will come to Studio Campus on Monday 16 October at 9–10 am and talk about the work so far and how everyone at Åbo Akademi University who wants to can participate and influence the strategy. Studio Campus will be shown live on Zoom, and the video will be posted on the intranet afterwards. More information here.

The SAP-system will be updated to SAP S/4 HANA this autumn. The whole system will be unavailable from 19 Oct to 23 Oct. Tuesday the 24 Oct the new SAP will open. This means all systems that run in SAP, such as Martti and Travel will also be unavailable 19–23 October and no invoices or travel claims can be handled or approved during this time. On Tuesday 24 October when all employees can log in to the system again, it will have a new look and a new address. Links will be updated on the intranet. Read more about the updating process here.

You are warmly invited to the 2023 CHARM-EU Conference on the 7th of November 2023, hosted by Julius-Maximilians Universität Würzburg, Germany. Some sessions allow for remote participation. Global challenges need collaborative solutions. Working in silos, we can make small changes. Working together, we can have real impact. More information available here.

The Smart City project examines how residents and visitors view the physical and digital development of the Linnaniemi area (around Turku Castle and the harbour) and what services they use during their visits. The survey can be found here. More information about the project can be found on its own pages.

On behalf of the steering group for sustainability at Åbo Akademi University we are conducting a survey on Sustainability in Education. We hope that you would please respond to the anonymous survey, it will take approximately 5 minutes. Also, welcome to the workshop on Sustainability in Teaching and Learning. The purpose of the workshop is to collect information about sustainability in teaching and learning at Åbo Akademi University especially from the English-speaking personnel but of course, everyone is welcome! The workshop will take place on 30.10 at 09.00–10.30. Please read more on the intranet and download a calendar invite from the course catalogue.

A warm welcome to the 2023 UNIFI Sustainability and Responsibility Seminar in Hanken, Helsinki, November 7-8, 2023. There will be panel discussions, keynote speeches and workshops, and of course networking opportunities on sustainable development topics. Hopefully, this year a diverse group of administrative staff from universities and higher education institutions, researchers, sustainable development experts and students interested in the subject will be able to participate!

In the DUTAR project, we develop solutions for teaching to improve teaching. In the project, which is a major strategic investment for Åbo Akademi University, we develop various digital solutions in close collaboration with the personnel who teaches. We are developing user-friendly models and studios for video and podcast recording, VR technology, etc. and we will also develop a functioning support model. You can find more information on the project's intranet page. If you want to be involved in the project, please contact dutar@abo.fi.

DUTAR WP4 tests virtual complementary campus environments

DUTAR WP4 is piloting and evaluating use cases where ÅAU could benefit from virtual spaces complementing the existing physical campus spaces. The goal is to identify some useful use cases for different user groups and to offer this as an additional option in the future. Read more about this project on the intranet.

In these workshops we want to know how you teach and how you would like to teach in the future at Åbo Akademi University. The aim is to design well-functioning digital solutions. Welcome!
When: FHPT 24 October, at 09.00–11.00 | FNT, 24 October, at 13.00–15.00 (in English) | FSEJ, 26 October, at 13.00–15.00. Where: Zoom. Please register here. This workshop is organized within workpackage 1, which you can read more about here here.

According to ÅAU Degree Regluations (18 §), Master's theses may be written jointly. However, there have been no guidelines on how this is implemented in practice. The Vice-rector has now decided on guidelines for master's theses in pairs. The decision and more detailed instructions for the supervisors will be found on our intranet. There you will also find a link to corresponding information for students in English and Swedish.

Sámi History and Truth and Reconciliation Processes in the Nordic Countries
Speaker: Otso Kortekangas, Åbo Akademi University. Time: 25 October 2023, 12:00–13:00
Place: Seminar room Camera Obscura (E201), Arken, Åbo Akademi. Also on Zoom.
Meeting ID: 687 9720 2092, Passcode: lunchsemi. Welcome everyone!

Further information regarding sports activities around Åbo Akademi University, and the activities within ÅAU Sports (Vaasa) and Campus Sport (Turku) can be found on the intranet. A new academic year starts on 1.9 and as employee you are welcome to take part, for a small fee, in the exercise range.

During the autumn, two information sessions on salary setting are held. The session for managers was held 6.10, the session for teaching staff is to be held 27.10 at 13–14 via Zoom. Please register via the course catalogue.

You who deal with people in your research, teaching and supervising or as a manager or support staff can rarely avoid handling personal data in your everyday work. And it can be tricky at times, but there is help. Basic information is available on the intranet, and you can get a focused update on the information session What shall we do with the personal data? on 26 October at 10.00–11.00. Data protection officer Anna-Maria Nordman presents current news and need-to-know, and you can also email questions in advance. More information and a link to registration no later than 20 October is available on the intranet.

During the lunch seminar, you will hear about the latest security threats regarding data and information security, but you will also have the opportunity to ask questions. More information and registration via the course catalogue.

As a joint effort of four universities (Åbo Akademi University, Universities of Eastern Finland, Turku, and Tampere University) we are offering two lectures in this autumn. 6.11.2023 at 13–16 the target group is PhD candidates and Postdoc researchers. The focus in this lecture is on self-management and making progress with writing. 8.11.2023 at 13–16 the target group is Professors and Supervisors of Academic Theses. The focus here is also on self-management and making progress with writing, but you will also hear about ideas that will enable you to support your supervisees in taking steps towards building a sustainable writing habit and get over procrastination. More information and registration via the course catalogue.

8.11.2023 at 9 – 11. Managers and HR staff are welcome to take part in the training on supervisor rights and obligations. Sivista, Finnish Education Employers (FEE) is the organizer of this training, the trainers are labour market experts. The training takes place via Teams, no registration is required. Sign into Teams via the course catalogue. 

This webinar for advanced users of Mentimeter is held on 9.11 at 17.00–18. Please register here. (You can also access a video course for beginners here).

It is free for ÅAU staff members to take part in courses provided by the Open University at ÅAU, (an additional fee might be charged for courses arranged by the Open University's partners). Registration through the online application form. NB! write ”staff” in the comment field.