Det här är vårens sista Personalnytt, glad sommar! Nästa nummer utkommer den 18 augusti 2023. Deadline är den 14 augusti. Skicka färdigt material (en kort presentation på några meningar och, vid behov, en färdig länk till ett utförligare material på nätet) på svenska och engelska till meddelanden@abo.fi.

I planen för jämställdhet, likabehandling och tillgänglighet (JLT) ingår en åtgärdsplan, vars syfte är att stärka utvecklingen av jämställdhet, likabehandling och tillgänglighet. Åtgärderna följs upp och utvärderas enligt en given tidtabell, nu har den andra uppföljningen hållits. På intranätets sida Åtgärdsplan/personal och Åtgärdsplan/studenter kan du följa med hur detta arbete framskrider.

ICT-service har haft sin nya centraliserade IT-stödmodell ibruk sedan medlet av mars och nu undrar vi vad du tycker om modellen och om vår information på intranätet. Från den nya serviceportalen hittar man lätt våra kontaktkanaler till stödet, även de nya kanalerna onlinesupport (Zoom rum) och möjligheten att boka stödtid. Vi uppskattar din åsikt om vår nya IT-stödmodell. Vänligen ta dig tid att besvara följande enkät, så att vi kan förbättra våra tjänster och möta dina behov på bästa möjliga sätt. Dina svar är värdefulla för oss när vi utvecklar vår stödverksamhet! Svara senast 12.06.2023.

Välkommen på en gemensam Sommar-AW för personalen den 7 juni kl. 16 i foajén i Academill.
Program: 16.00 Välkomstord av rektor i Vasa, Lisbeth Fagerström  | 16.05 Vi skålar in sommaren  | 16.10 Snittar, mingel och trevlig samvaro till musik. Anmälan här senast den 26.5. För frågor kontakta Julia Liewendahl.

Den 7 juni kl. 09.00–15.00 är det rekreationsdag för ÅA:s personal i Åbo. Vi beger oss till Pemar och bekantar oss med sanatoriet som i år har 90-års jubileum. Bussen avgår 09.00 från Domkyrkotorget 3, utanför ÅA:s huvudbyggnad och ankomsten beräknas till ca kl. 09.30 varefter vi indelas i grupper.
Avgång tillbaka till Åbo sker kl. 14.30 och vi beräknas vara tillbaka i Åbo vid Domkyrkotorget ca kl. 15.00. Anmälan till rekreationsdagen görs via anmälningsblankett, senast den 31 maj. Mera information om Pemar sanatorium finns på deras hemsidor (på finska och engelska).

Undervisande personal inom högre utbildning välkomnas till BUP Teachers’ Course 2023–2024. Fokus är att utveckla implementeringen av Agenda 2030 i undervisningen. Kursen som är gratis, erbjuder också fina möjligheter att nätverka med kolleger runt om i Östersjöområdet. Läs mera på BUP Finlands webbplats.

Välkomna till huvudtalarnas öppna föreläsningar under konferensen Religion: Memory and Innovation 14–15.6. Föreläsningar sker i Aud. Argentum i Aurum, Henriksgatan 2. Föreläsningarna streamas även via Zoom. Huvudtalarna: 14.6 kl. 11.00–12.30: Prof. Elias Bongmba, Rice University: The Cameroon Civil War. Where is the Church? What Can the Church Do?  | 14.6 kl. 15.30–17.00: Prof. Ruth Behar, University of Michigan (via Zoom): Telling the Story of the Sephardim: Between History and Fiction. | 15.6 kl. 13.45–15.15: Prof. Siv Ellen Kraft, The Arctic University of Norway: Past matters, present concerns: Cathedralizing nature in Sápmi. Mer info om konferensen hittas här.

I samband med omstruktureringen av verksamheten inom ekonomiservice, har det skapats ett nytt reskontra-team som är specialiserade på hantering av leverantörsfakturor, rese- och kostnadsersättningar samt reseunderstöd. Via ändringen betonas hur viktigt det är att alla som beställer någonting i Åbo Akademis namn, ska ange rätt referens till leverantören. Endast genom att göra det kan vi säkerställa att fakturorna behandlas på rätt sätt och inom utsatt tid. Det är i sista hand på sakgranskarens ansvar att se till att fakturan kostnadsförs på rätt ställe, då fakturan granskas i systemet. Reskontra-teamet ansvarar för fakturans kontosättning och att fakturan kostnadsförs i systemet enligt angiven referenskod. Alla medlemmar i reskontrateamet har åtkomst till samtliga utav Åbo Akademis fakturor och därmed har hela teamet beredskap att hjälpa slutanvändarna med deras fakturor. Som påminnelse, så ska referensen alltid anges till leverantören som referenskoden samt efternamnet på beställaren. Alternativen för giltig referens blir därmed något utav följande tre alternativ: Kostnadsställe / projektnummer / beställarens efternamn | Kostnadsställe / internorder-nummer / beställarens efternamn | Kostnadsställe / beställarens efternamn. Endast något av dessa tre alternativ är en giltig referens till leverantören. Om beställningen hör till ett projekt bör projektnumret alltid framgå i referensen, eftersom kostnaden annars inte kommer att allokeras till projektet. Vid eventuella frågor angående fakturor, rese- och kostnadsersättningar samt reseunderstöd kan ni framöver vara direkt i kontakt med reskontra teamet via mailadressen reskontra@abo.fi.

Den 12.6 är sista dagen för den 3-delade motionskampanjen. Sänd in din blankett senast 15.6 till motionskampanjen@abo.fi så deltar du i utlottning av olika priser, samt belönas med ett diplom där din uppnådda motionsgrad syns. Läs mer här. Sänd gärna med en hälsning på tips på hur vi kan utveckla motionskampanjen till ett nytt år. Tack!

Mera samlad information om det mesta som rör motionsverksamhet vid ÅA, och verksamheten inom ÅAU Sports (Vasa) och Campus Sport (Åbo) hittas på intranätet.

Hur kan ÅA nå sina egna trädtoppar genom att vi inom serviceverksamheten jobbar tillsammans mot ett gemensamt mål? Var står Åbo Akademi nu och vart är vi på väg? Hur stöder vi verksamheten på vägen mot målet? Hur jobbar vi koordinerat, proffsigt och framtidsorienterat? Medarbetarna inom serviceverksamheten har sin årliga träff (tidigare Uniservicedagen) för att tillsammans diskutera de här viktiga frågorna. Om du jobbar inom universitetsservice, ekonomiservice eller ledningskansliet reservera redan nu 27.9. Då jobbar vi med aktuella frågor, som är viktiga för allas delaktighet i utvecklingsverksamheten. Du kan redan nu anmäla dig, se kurskatalogen. Mera info om programmet publiceras senare.

Introduktion till artificiell intelligens (5 sp), eller intro till AI som kursen också kallas, går som sommarkurs med start 5.6. Kursen arrangeras inom ramen för FITech-nätverket och lämpar sig utmärkt som personalutbildning. Sista anmälningsdag är 28.5 och deadline är absolut, dvs det går inte att anmäla sig efter det. Om tanken på att gå en sommarkurs inte känns som en bra idé, finns det en ny chans i höst då samma kurs startar 31.10. Information om kursen och anmälningslänk finns här.
På samma sida kommer det att finnas uppdaterad information om höstens kurs. Har du frågor är du välkommen att vända dig till Öpus utbildningsplanerare Carina Gräsbeck, carina.grasbeck@abo.fi

Further information in the English section below.
Svenska för internationell personal, fortsättningskurs nivå A1.3–A2.1 enligt CEFR (Zoom).
Svenska för internationell personal, fortsättningskurs nivå A2.2–B1.1 enligt CEFR (Zoom).
Finska för internationell personal, nybörjarkurs nivå A1 enligt CEFR (ordnas på campus i Åbo).
Mera information och anmälningsformulär publiceras senast i juni.

Anmälan till kurserna i högskolepedagogik har öppnat. Under läsåret erbjuds följande kurser: Didaktisk design av högskoleundervisning (sep–dec 2023) och Undervisningspraktik 1 (okt 2023–maj 2024), anmälan senast 18.8, samt Utbildningsledarskap (jan–maj 2024), anmälan senast 15.12. Kurserna är öppna för Åbo Akademis personal och doktorander, men notera att Undervisningspraktik endast är för antagna till pedagogiska studier för lärare med en högskolepedagogisk inriktning. Mer information och anmälan på intranätet.

Under 2023 satsar ÅA speciellt mycket på att utveckla personalens kompetens på temat ”En trygg arbetsplats”. Vi utbildar både chefer och medarbetare för att alla ska känna igen mobbning, osakligt bemötande, trakasserier och sexuella trakasserier på arbetsplatsen. Läs mera och anmäl dig till någon av de många kurserna som erbjuds under året.

ÅA:s personal kan avgiftsfritt delta i öppen universitetsutbildning som anordnas av Centret för livslångt lärande (en avgift kan tillkomma vid kurser som ordnas av Öpus samarbetsparter). Anmälan till kurserna görs i anmälningsdatabasen. Skriv i meddelandefältet att du är personal.

Från och med juni gäller sommartider på biblioteket. I juni och augusti är det kortare öppettider och stängt på lördagar. I juli är alla biblioteksenheter stängda. Se närmare om öppettiderna här. Inga förfallodagar inträffar under den tid biblioteket är stängt. Böcker kan återlämnas via returluckor vid ASA biblioteket och vid Boktornets huvudingång och i Academill vid ingången mot brandgatan.

Miniprojekt inom öppen vetenskap är småskaliga projekt där ÅA-forskare, doktorander och lärare tar initiativet till öppen vetenskap-aktiviteter. Syftet med miniprojekten är att förankra öppen vetenskap i forskningsmiljöerna vid ÅA. Har du en idé om hur du kan göra din forskningsmiljö mer öppen och transparent? Behöver du finansiering? Du kan ansöka om finansiering om max 1000 € för att genomföra ett miniprojekt som stöder öppen vetenskap inom ditt forskningsområde, hela ÅA, eller utanför ÅA. Vårens sista ansökningsfrist 31.5. kl. 16. Mer information, projektidéer och ansökningsblankett finns på intranätet.

Kom och bekanta dig med vår digistudio i Boktornet, Bryggan, 1.6.2023 kl. 10–15.
ÅAB:s nya digistudio erbjuder möjlighet till digitiseringsservice med kameraskannern ArchivePro. Förutom standardiserade format kan vi skanna också material som med andra redskap kan vara svårt att digitisera, såsom material i stora format – upp till A1 – och material som är inbundet eller skört. ArchivePro lämpar sig allra bäst för större materialmängder, till exempel arkivserier. Bildkvaliteten uppfyller Riksarkivets standarder för digital långtidsbevaring. Inskanningsservicen är avgiftsbelagd eftersom större skanningsprojekt sköts av våra timanställda i samarbete med arkivarierna vid ÅAB. Det går att planera in större skanningsprojekt i digistudion som del av t.ex. ett forskningsprojekt.
Vi kommer att ha en lansering av digitaliseringsstudion i Bryggan i Boktornet den 1.6. Då är det öppet hus kl. 10–15. Kom då gärna och bekanta er med skannern, ställ frågor och fundera över digitaliseringsprojekt och -behov! Det går också att kontakta oss genom adressen biblioteket@abo.fi.
Läs mera här om att studera och forska på biblioteket.

This is the last issue of Staff News for this spring. Happy summer holidays! The next issue will be published on August 18. Deadline August 14. If you would like to contribute to the newsletter please send a message to meddelanden@abo.fi and a link to the webpage where the information is published (in Swedish and English).

​​​​​​​​The plan for gender equality, equal treatment and accessibility at Åbo Akademi University includes an action plan. The purpose of the action plan is to strengthen the development of gender equality, equal treatment, and accessibility. The actions are followed up and evaluated according to a given timetable, the second follow-up has now been held. On the intranet page Action plan/staff and Action plan/students you can follow how the work is progressing.

ICT-service has now been using its new centralized IT-support model since mid-March, and we would like to hear your thoughts on the model and our information on the intranet. From the new service portal it is easy to find our contact channels for support, including the new channels such as online support (Zoom room) and the option to book support sessions. We appreciate your opinion on our new IT support model. Please take the time to complete the following survey, so that we can improve our services and meet your needs in the best possible way. Your answers are valuable to us as we continue to develop our support! Please respond by June 12, 2023.

Welcome to the Summer-AW for the staff on June 7 at 4 pm in the foyer of Academill.
Program: 16.00 Welcome speech by the rector in Vaasa, Lisbeth Fagerström  | 16.05 A toast for the summer  |  16.10 Canapés, mingling and good company. Please register here no later than 26.5.
For questions contact Julia Liewendahl.

On June 7 at 09.00–15.00 it is time for the yearly recreation day for ÅA's staff in Turku. This time we head to Paimio and get acquainted with the sanatorium there, which is celebrating its 90th anniversary this year. The bus departs from Tuomiokirkontori 3, outside ÅAU's main building at 09.00 and the arrival is estimated at approx. 09.30, after which we are divided into groups. Departure back to Turku takes place at 14.30 and we are expected to be back in Turku at Tuomiokirkontori at approx. 15.00. Please register for the recreation day via this registration form, no later than May 31. More information about the sanatorium in Paimio can be found on their website.

Teachers in Higher Education, welcome to the BUP Teachers’ Course 2023–2024. The focus is to improve the implementation of Agenda 2030 in the learning methods in Higher Education. The course, free of charge, is also an opportunity to network with other HE teachers in the Baltic Sea area. Read more here.

The Conference Religion: Memory and Innovation invites to open keynote lectures on 14th and 15th June. You are welcome to attend the lectures at the Argentum auditorium of Aurum, Henriksgatan 2. The keynotes will be streamed online on Zoom as well. The Keynotes: 14th June at 11.00–12.30: Prof. Elias Bongmba from Rice University: The Cameroon Civil War. Where is the Church? What Can the Church Do?  | 14th June at 15.30–17.00: Prof. Ruth Behar from University of Michigan (via Zoom): Telling the Story of the Sephardim: Between History and Fiction. | 15th June at 13.45–15.15: Prof. Siv Ellen Kraft from The Arctic University of Norway: Past matters, present concerns: Cathedralizing nature in Sápmi. For more details, please visit the conference website. The keynote lectures are free of charge.

In connection to the restructuring of operations within financial services, a new ledger management team has been established that is specialized in administering invoices, travel expenses, cost reimbursements and travel allowances. The change emphasizes the importance of giving the right reference to suppliers whenever someone is ordering something in Åbo Akademi University’s name. Only by doing so, can we reassure that the invoices are being processed correctly and on time. Ultimately, it is the invoice verifier that has the responsibility of reassuring the correctness of an invoice, when it's being checked in the system. The ledger management team is responsible for picking the right cost account and booking the invoice according to the given reference. All members of the ledger management team have access to all of Åbo Akademi University´s invoices and therefore the whole team has the readiness of helping the users with their invoices. As a reminder, a reference must always be provided to a supplier and the reference consists of a reference code and the surname of the purchaser. The options for a valid reference are therefore one of these: Cost centre / Project number / Surname of the purchaser | Cost centre / Internal order number / Surname of the purchaser | Cost centre / Surname of the purchaser. Only one of these three options is a valid reference to the supplier. If the order belongs to a project, the project number must always appear in the reference, otherwise the cost will not be allocated to the project. If there are any questions regarding invoices, travel expenses, cost reimbursements and travel allowances, you can from now on contact the ledger management team on the mail-address reskontra@abo.fi

12th of June is the last day for the 3-part exercise campaign. Send your form by June 15 to motionskampanjen@abo.fi and you will participate in a raffle for various prizes, as well as be rewarded with a diploma showing your achieved exercise level. Read more here. Please also send us tips on how we can develop the exercise campaign for next new year. Thanks!

Further information regarding sports activities around Åbo Akademi University, and the activities within ÅAU Sports (Vaasa) and Campus Sport (Turku) can be found on the intranet.

Registration for the courses in Higher Education Pedagogy has opened. During the academic year the following courses are offered in English: Didactical design in Higher Education Teaching (Sep–Dec, 2023), registration by 18 August, and Curriculum Leadership in Higher Education (Jan–May, 2024), registration by 15 December. The courses are open to staff and doctoral students at ÅAU. Additional information and registration on the intranet.

Swedish for International Employees continuation, Level A1.3–A2.1 (CEFR). Teaching via Zoom.
Start date 8th September. Applications at latest 28.8.2023.
Swedish for International Employees continuation, Level A2.2–B1.1 (CEFR). Teaching via Zoom.
Start date: 8th September. Applications at latest 28.8.2023.
Finnish for International Employees beginners, Level A1 (CEFR). Teaching on campus in Åbo.
Start date will be informed later. Applications at latest 10.9.2023. More information and application form will be published at latest in June.

It is free for ÅAU staff members to take part in courses provided by the Open University at ÅAU, (an additional fee might be charged for courses arranged by the Open University's partners). Registration through the online application form. NB! write ”staff” in the comment field.

The opening hours are shorter In June and August. All Library units are closed in July. See more details on the Library web page. Remember to borrow the books you need before July! Books can be returned in drop boxes outside of Book Tower and ASA Library in Turku and in Vaasa outside Academill (entrance from the alley).

Open doors at our digitization studio at the Book Tower, Bryggan, 1.6.2023 at 10–15.
At the new digitization studio at the ÅAUL we now offer a scanning service using the camera scanner ArchivePro. Along with standard formats, we are able to digitize materials that otherwise might be challenging to scan using other tools, such as large formats – up to A1 – as well as materials that are bound or fragile. ArchivePro is best suited for larger quantities of documents, for example archive series. The image quality meets the standards for digital long-term preservation set by the National Archives of Finland. The cost of the scanning service covers the work done by our project workers, who are assisted by the archivists at the ÅAUL. For example, it is possible to include the scanning project at the studio as a part of a research project. We will have an open house day at the digitization studio 1.6.2023 at 10–15. You are welcome at the Book Tower, Bryggan, to ask questions and discuss digitization projects and needs! It is of course also possible to ask your questions by contacting biblioteket@abo.fi. Read more here on the subject Study in the library.

Open science mini projects are small-scale projects where ÅAU researchers, doctoral students and teachers take the initiative to open science activities. The aim of the mini projects is to establish open science in the research milieus at ÅAU. Do you have an idea on how to make research more open and transparent in your field of research or subject? Do you need funding to make it happen? You may apply for up to 1000 € to cover costs for carrying out a mini project which supports open science in your research environment or all over ÅAU, and beyond. Last deadline this spring 31.5 at 16:00. More information, project ideas and application form available on the intranet.